CAMI&Co.では、さまざまな組織の多種多様なプロジェクトにおいて、プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)を支援させていただいております。プロジェクト管理のやり方に正解はありませんが、明らかに避けるべきやり方もあります。その1つに、Excelでのプロジェクト管理があります。
今回は、Excelでのプロジェクト管理を避けるべき理由を3点お伝えします。
はじめに
何か管理するべきものがあるとき、みなさんはどのような方法で対応しますか？
おそらく、Excelで表を作り、表頭と表側を決め、データを入力しようとするのではないでしょうか。
もしも、管理対象のデータが少量で、そのデータを管理するのが自分だけであれば、悪くない選択肢といえます。問題はプロジェクトなど、管理対象のデータが増え続け、大勢の方でデータを管理する必要がある場合です。
現実として、管理対象のデータが大量にあり、そのデータを管理するのが大人数であるプロジェクトを、Excelで管理されている現場は少なくありません。
はっきり申し上げますが、次のような理由で、プロジェクトをExcelで管理し続けるべきではありません。
データ整理に膨大な時間がかかる
プロジェクトにおいて管理対象となるデータはタスクですが、数十や数百、場合によっては数千や数万のタスクを、数人や数十人、場合によっては数百人で管理することになります。
このデータ整理をExcelで実施しようとすると、データ整理だけで膨大な時間がかかってしまいます。結果、プロジェクトの中身でないことに時間が浪費されることになります。
そして、その時間が確保できず、Excelが更新されなくなり、プロジェクトの管理状態がメチャクチャになってしまうこともよくあります。
データの改変・削除ができてしまう
Excelは、データの改変・削除ができてしまいます。明らかに間違っているデータを訂正するためには便利な機能ではあります。
しかし厄介なことに、正しいデータを意図的に改変・削除することができてしまったり、わずかな誤操作によって改変・削除するつもりがないデータがいつのまにか消失してしまうことがあります。
プロジェクト管理の生命線は、しっかりとした記録です。データの改変・削除ができてしまうExcelは、しっかりとした記録には向いていません。
大量のデータ・処理に耐えられない
Excel上で大量のデータ・処理を取り扱おうとしたとき、動作が重かったり、フリーズしてしまったりしたことはありませんか。そもそもExcelは表計算ソフトであり、その仕様や制限は大量のデータ・処理に耐える前提ではありません。
プロジェクト管理では、大量のデータを取り扱うことになりますので、その用途に適したツールを導入することが望ましいです。
次回予告
今回は、Excelでのプロジェクト管理を避けるべき理由を3点お伝えしました。
次回以降、CAMI&Co.がオススメする代替手段であるプロジェクト管理ツールをご紹介していきます。
プロジェクト管理ツールは、導入するだけでなく、しっかり運用してこそ効果があります。CAMI&Co.では、プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)サービスを通じて、プロジェクト管理ツールの導入・運用を支援させていただいた実績も多数ございますので、もしもプロジェクト管理でお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。
