はじめてSaaS導入を担当される方に向けて、SaaS導入のベストプラクティスや、SaaS導入を成功に導くための計画の策定方法などについて、前編・中編・後編の3回に渡りお伝えします。

今回は、中編として「目標を設定した導入・運用計画」と「変化を受け入れる」と「利用のモニタリング」についてです。

目標を設定した導入・運用計画

SaaSプロジェクトのプロジェクトチームまたはオーナーは、導入・運用ロードマップを作成します。導入・運用ロードマップでは、SaaS導入・運用の進捗を追跡できるように、目標と測定基準を設定します。主な測定基準には、導入・運用の範囲や完了までにかかる時間などがあります。また、最初の3ヶ月、6ヶ月、1年以内にどのような導入・運用状況に到達すべきかを考えることも重要です。

さらに、よいSaaS導入・運用計画にするためには、最終的に全社的な導入・運用を計画する場合、どの部門が最初に導入・運用するのかも決めておく必要があります。

SaaS導入の際に導入・運用計画と個々の目標を追跡する最も簡単で効果的な方法は、SaaSの管理機能を活用して追跡可視化することです。これによって、導入・運用が正しい方向に進んでいるかどうかも確認できるようになります。

変化を受け入れる

企業が変革を効率良く成功に導くためのマネジメントに関する外部専門家を雇うのには理由があります。時代遅れのシステムを撤去し、新しい運用方法を導入しようとする際、少なからず社内に混乱が生じます。それをコントロールする役割は、社内だけで何とかしようとするのではなく、外部専門家に頼った方がうまくいく場合が多いです。そして、導入・運用する予定のSaaSで仕事をすることになる従業員が、導入・運用のプロジェクトチームと同じように変化を受け入れることも重要です。

SaaSの導入を成功させ、全員が賛同するようにするには、実績ある方法論に従い、導入・運用する予定のSaaSの利点を明確に説明することが一つの方法です。

また、変化を完全に受け入れるということは、利害関係者を味方につけるということでもあります。導入の途中で予期せぬ障害が発生するほど、もどかしいことはありません。そのため、良好なコミュニケーションチャネルと適切なドキュメンテーションを確立することが重要です。

導入段階では、SaaSベンダーが提供するトレーニングツールの利用を促進したり、SaaSに関するトラブルシューティングや誤った情報・噂を早期に根絶するために、異なる部門間のコミュニケーションをオープンにすることも可能です。

利用のモニタリング

SaaSの導入・運用計画を実行した後は、導入の状況を追跡し、部門やチームがSaaSを活用するよう促し続けることが重要です。これは、業務フロー全体が変更された場合に特に重要です。

SaaSの利用は、心理的な障壁を克服する必要があるため、最初のうちは停滞する可能性があります。SaaS 利用状況追跡によって、すべての部門と従業員をモニタリングし、その利用状況がどのように変化しているかを評価することができます。これは、新しい技術を組織に取り入れるために、誰が追加のトレーニングや励ましを必要としているかを特定するのにも役立ちます。時には、それぞれのSaaSベンダーに協力を依頼することも良い方法です。

SaaSの利用状況を追跡することで、SaaS導入の成功度合いも知ることもできます。SaaS導入の成功は、導入・運用計画の目的および目標に到達したときです。当初策定した目標があまりにも非現実的であった場合、計画内の測定基準を調整する必要があります。SaaSの導入は学習過程のようなものであると捉えるべきであり、最初の試みで望ましい測定基準を満たせなかったとしても、それほど致命的な問題と捉えるべきものではありません。むしろ、SaaS導入における潜在的な落とし穴について知ることができ、今後の計画推進がよりスムーズになる可能性があります。

　CAMI&Co.では、プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)サービスを通じて、SaaS導入・運用を支援させていただいた実績もございますので、もしもSaaS導入・運用でお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。

次回は、後編として「事業への影響を把握する」「継続的な改善と最適化」についてです。